Anleitung & Beispiel

Das Prinzip

Mal wieder einen Kinobesuch, DVD- oder Pokerabend etc. mit Freunden oder gar ein Meeting geplant und es findet sich einfach kein Termin? Das lässt sich ändern! plan|it|easy ermöglicht Ihnen mit wenigen Klicks einen Termin zu erstellen und zu finden, bei dem Sie neben einer detaillierten Beschreibung mögliche Tage und Uhrzeiten für das Event auswählen können. Jeder Teilnehmer erhält nun automatisch eine Mail, mit der er Zugriff auf den Terminplan bekommt und den/die für ihn günstigen Termin(e) auswählen kann. plan|it|easy errechnet daraus ständig den optimalen Termin für den Event und gibt Ihnen einen grafischen Überblick über den Stand der Terminplanung - überall und jederzeit. So haben Sie mit einem Klick sofort alle relevanten Daten im Blick und brauchen sich nicht mehr selbst um die Terminfindung zu kümmern. Nie wieder endloses E-Mail austauschen, telefonieren und Listen auf irgendwelchen Zetteln suchen.
Auf Wunsch können Sie sogar Umfragen und eine Messagefunktion integrieren und so die Planung schon im Vorfeld zu verbessern. Alles kostenlos, unkompliziert und ohne sich registrieren zu müssen.

So funktioniert's.

Hier sehen Sie in Text und Bild wie die Terminfindung von plan|it|easy funktioniert. Die Umfrage- und Messageboardfunktion werden dabei ebenfalls vorgestellt.

Als Beispiel dient hier die Terminsuche von Markus, der einen geeigneten Termin für eine Einweihungsfeier seiner neuen Wohnung mit Freunden sucht.

1) Klicken Sie auf "Planung beginnen" -> "Termin erstellen" , um die Terminfindung zu starten.
Geben Sie einen Titel für die Terminumfrage, sowie Ihren Namen und E-Mail Adresse ein. Optional können Sie eine Beschreibung für den Termin eingeben, damit die Teilnehmer auch wirklich verstehen worum es überhaupt geht. Zum Fortfahren auf "Weiter" klicken.


2) Klicken Sie die Tage im Kalender an, die in der Terminumfrage zur Auswahl stehen sollen. Mit << und >> können Sie zwischen den einzelnen Monaten hin- und herschalten. Wenn Sie die Auswahl korrigieren möchten, können Sie durch einen Klick auf das Kreuzchen rechts neben den ausgewählten Terminen den Termin Ihrer Wahl löschen.


3) Am Seitenende können Sie wählen, ob Sie im Folgenden für die gewählten Tage zusätzlich Uhrzeiten zur Auswahl stellen wollen. Zudem entscheiden Sie sich hier dafür, ob Sie eine Umfrage integrieren wollen und/ oder Sie und Ihre Teilnehmer über ein Messageboard Kommentare verfassen können. Zum Fortfahren auf "Weiter" klicken.


4) Haben Sie sich vorher dafür entschieden Uhrzeiten zur Auswahl zu stellen, so können Sie nun hier jedem Datum bis zu drei Uhrzeiten zuordnen. Als Format empfiehlt sich "13 Uhr" oder "13.00 Uhr". Sie können aber auch ein Format Ihrer Wahl eingeben. Zum Fortfahren auf "Weiter" klicken.


5) Haben Sie sich vorher dafür entschieden eine Umfrage integrieren zu wollen, können Sie dieser hier einen Titel, sowie eine optionale Beschreibung geben. Unter den Punkten "Option 1" - "Option 10" geben Sie bitte die Antwortmöglichkeiten ein, die später zur Auswahl stehen sollen. Wenn Sie das Kästchen neben "Mehrfachauswahl zulassen?" anklicken, können Ihre Teilnehmer später mehrere verschiedene Antworten ankreuzen. Ansonsten ist nur eine Auswahl zulässig. Möchten Sie noch eine Umfrage (es sind maximal drei Umfragen möglich) anlegen, klicken Sie auf "Weitere Umfrage erstellen". Zum Fortfahren ohne weitere Umfragen einzufügen auf "Weiter" klicken.


5) Nun haben Sie es fast geschafft! Wenn Sie möchten, können Sie ein Datum eingeben, bis zu dem alle Teilnehmer abgestimmt haben sollen. Dies ist jedoch nur ein deklaratorischer Hinweis: eine Teilnahme ist trotzdem weiterhin möglich. Geben Sie nun unten noch - durch Kommata getrennt - die E-Mail Adressen ein, an die eine Einladungsmail zur Terminumfrage etc. versendet werden soll. Alternativ können Sie sich auch einfach den angezeigten Link kopieren, diesen dann selbst in eine eigene E-Mail einfügen und so beispielsweise ihr Adressbuch nutzen oder einfach einer persönliche Mail schreiben. Klicken Sie jetzt auf "Fertigstellen" und Ihre Terminplanung, sowie alle weiteren Features werden automatisch erstellt und die E-Mails an die Teilnehmer versendet. Fertig!


6) Hier sehen Sie nun die Auswertungsseite, auf die jeder Teilnehmer Zugriff erhält und die auch Sie als Ersteller jederzeit einsehen können. In der Tabelle sind die zur Auswahl stehenden Termine aufgeführt. Jeder Teilnehmer gibt nun in das Textfeld links unten seinen Namen ein und klickt diejenigen Termine an, an denen er Zeit hat. Ein Klick auf "Speichern" übernimmt die Eingabe in die Tabelle und aktualisiert diese. Sollte ein Termin falsch ausgewählt worden sein, lässt sich die Eingabe über den "Löschen" Button rechts neben dem Termin entfernen. Der Teilnehmer kann nun erneut abstimmen. In der Zeile "Übereinstimmungen" sehen Sie wieviele Teilnehmer an diesem Termin Zeit haben. Der optimale Termin, d.h. derjenige Termin, an dem die meisten Leute Zeit haben, wird dabei hervorgehoben und unterhalb des "Speichern" Buttons zusätzlich als Text angezeigt. So haben Sie die volle Übersicht.


7) Wenn in die Terminumfrage eine normale Umfrage integriert wurde, kann hier über das Thema abgestimmt werden. Je nachdem, ob Mehrfachauswahlen zulässig sind oder nicht, kann der Teilnehmer eine oder mehrere Antworten auswählen und durch einen Klick auf "Auswerten" an der Umfrage teilnehmen.


8) Wurde eine Kommentarfunktion zugelassen, können Sie über das Messageboard Nachrichten an die anderen Teilnehmer bzw. den Ersteller verfassen. Geben Sie einfach Ihren Namen und - wenn sie wollen - die E-Mail Adresse ein und verfassen Sie den Text. Sie können den Text formatieren, indem Sie Wörter markieren und dann "fett" oder "kursiv" anklicken. Indem Sie auf die Smilies klicken, wird zudem an der aktuellen Cursorposition der gewählte Smilie eingefügt.